どーも、KOUです。
皆さんは仕事の効率化を図るために『TODOリスト』は作成していますか？
介護や医療従事者は基本的に人に接する職業であるため、予定通りに進まないことも多いと思います。
少し時間が空いた際に、、、
『何をすればよかったんだっけ？』
『どの順序でしようかな？』
と悩まれているかたも多いと思います。
TODOリストという言葉は知っていても、なかなか活用していない方が多いように思います。
医療や介護従事者のみならず、TODOリストを簡潔に書き、実施することで仕事効率は格段に上がります。
―――基本的なTODOリストのやり方に関しては下記の記事を読んでみて下さい。―――
↓↓↓↓↓
https://ko-chan-live-efficiently.com/how-to-do-todo-lists/
―――こんな方に読んでほしい―――
- TODOリストのやり方が分からない方。
- 医療・介護現場でどのようにTODOリストを活用していくのか分からない方。
- 手書きとパソコンどっちがいいのか分からない方。
- TODOリストは使っているけどなかなか業務の効率が上がらないと思っている方。
今回はTODOリストの“優先度”や“現場での使用方法”についてお話しさせていただき、少しでも効率的に仕事が終わることができるように手伝えればなと思っています。
ぜひ、気になった方は最後まで見て下さいね‼
すぐに結果がしりたい方は、目次の“まとめ”に飛んで確認してもらっても大丈夫です。
TODOリストとは、、、
簡潔に言うとやる作業を書き出したリストのことです。
作業を行う際の頭の整理や可視化されることで、、、
『何からやればいいんだろう？』
という時間が無くなります。
『これが終わったら、次はこれだな‼』
と次の作業に移る時間が掛かりません。
仕事の効率化として、簡単に使うことができるので、使用を強くおすすめします。
TODOリストのメリット
以前のTODOリストを記載した際にお話ししていますので、メリットを簡単にだけ紹介します。
メリット
- どの業務を優先的に実施するかを明確にできる。
- 実際に書くことで情報の整理ができる。
- 紙を確認するだけなので、思い出す時間が掛からない。
- 優先順位付けがされるので、取り掛かりをしやすい。
- 作業効率がUPする。
- どの業務にどの程度の時間が掛かっているのかが分かる。
- タスクの漏れを把握することができる。
詳しくTODOリストのメリットの内容を知りたい方は下記のブログ記事を読んでみて下さい‼
↓↓↓↓↓
1つ上のレベルに到達する方法
タスクを細分化してみよう
例えば、、、
TODOリストに『記録を書く』のみ記載されている方が多くいらっしゃいます。
タスクに関しては、より具体的に書くことで考える時間を無くし、隙間時間に時間を掛けずに業務に当たることができます。
ここでは、『記録を書く』→『〇〇さんの記録を書く』など具体的に表現をしましょう。
そうすることで、、、
『午前中は誰から記録を書くんだっけ？』
など考える暇が無くなります。
また、1回の隙間時間で終わらない方も多くいらっしゃると思います。
その場合は、空き時間5～20分程度を計算しタスクを“細分化”していきましょう♪
例えば、、、
TODOリストに『計画書を作成する』→『計画書の表面を作成』『計画書の裏面を作成』などタスクを分けることで中途半端で終わることが少なくなります。
時間が掛かると感じたものから、“具体的に細分化”が大切です‼
重要度や期限を意識して優先順位をつけよう
1日の作業を行う中で、期限があったり重要度が高いタスクが存在します。
TODOリストの作成において、ただタスクを列挙すればいいとお考えの方も多いと思います。
1日の始まりにただ今日やることを書いているのがTODOリストではありません。
仕事によっては、“今日やらないでいい仕事”も存在します。
その仕事を後回しにせずに先にやってしまったり、期限が近いものや重要度が高いリストを後回しにしてしまい、間に合わなかったりした経験はありませんか？
そのタスクにおける重要度や期限を意識してTODOリストの作成をしてみて下さい。
きっと、ムダなタスクがありますのでどんどん効率よく削除や後回しにしていきましょう♪
自分をゲームのキャラクターだと思い第3者目線で考えよう
私は時々自分をゲームのキャラクターになることがあります。
現在、自分が行える範囲はどの程度か？
どの程度の時間があればこの書類などを攻略できるか？
などと毎回考えています。(笑)
例えると、、、
レベルが10なのにレベル50ある敵を相手に出来ますか？
たとえ相手にできたとして倒すまでに時間が掛かりませんか？
そうです。時間が掛かるんです‼
自分がどれくらいやれるか？自分がどの程度の時間で終われるか？
というのは人それぞれ違います。
つまり、、、
自分のキャパシティーは自分にしか分かりません。
せっかく、TODOリストを作成しても自分のキャパシティーをオーバーしていては効率的に動くことができません。
自分を第三者面で“この書類はこのくらい時間が掛かるのか”と時間を図りながらやってみて下さい。
業務の効率化が図れると思います。
状況を『見える化』するようにしよう
TODOリストのもっともいいポイントは『見える化』です。
現在の状況を見える化することで現在の自分の位置を知ることができます。
つまり、、、
TODOリストの優先項目が全く終わっていない人に関しては圧倒的に自分が行えるタスクの時間が足りていません。
『この量のタスクを行うにはこの程度の時間が必要だな』
と自分の位置を知ることから始めましょう。
そうすることで、1日に行えるタスクが分かりTODOリストにある項目数など自分に合った形となります。
ぜひ、自分の位置を知るためにもTODOリストの活用をおすすめします。
TODOリストで仕事を管理していくポイント
仕事を捗らせるようなToDoリストを作成するには、パソコンや手書き、アプリなどさまざまなスタイルがあります。
どのようなスタイルが自分に合っているか？を確認しながら最適な答えを探していきましょう♪
パソコンやアプリでの管理
デジタルのToDoリストは手書きと比べて自由度が低くなります。情報の整理がしやすい半面、情報が更新されていくので『書き出す』という意味合いは多少弱まります。
しかし、手書きに比べて編集がしやすく毎日更新していけるメリットがあります。
前日に何が終わらなかったのか？を確認し終わった業務のみを消すことでまだ終わっていない業務をすぐに知ることができます。
手書きでの管理
アナログの良さはなんといってもその汎用性です。
わざわざ、スマホを出さなくてもページをめくったり付箋にタスクを書き込むという方法もあります。
私は毎日名札の裏にその日行うTODOリストをいれていつでも確認できるようにしています。
すぐに確認することや突然のタスクに対して強いというメリットがあります。
パソコンと手書きを併用して使う方法
パソコンでのTODOリストは職場についてすぐに“その日の予定”を書くようにします。
その際に優先度の高い順番で並べることで、いち早く取り組むことができます。
優先度の高さの順で記載しているためタスクを後回しにすることなくできるため、有効だと思います。
朝パソコンのTODOリストを印刷した後に突然のタスクが舞い込んできたら、その都度手書きでTODOリストに書きこんでいきましょう♪
病院や施設でTODOリストを使用する方法
しかし、病院や施設の仕事にはハプニングが付きものですよね(-_-;)
朝の予定通りに進むことの方が少ないかもしれません。
アプリを使用する方法もありますが、病院や施設勤務の場合スマホにて毎回確認することができない職場が多いと思います。
そのため、、、
朝TODOリストを印刷するか全て手書きのTODOリストを持ち歩きましょう‼
私は手書きにて、朝から名札の裏にTODOリストを毎日忍ばせています(笑)
さらに、自分の印刷したTODOリストに空き枠を作っておくことで急な予定にも対応することができます。
どのようなTODOリストがあるの？
ツールとしては小さめのメモ帳や手帳など、いつでもどこでも持ち歩けるようなものがおすすめです。他の予定とともにTODOリストの管理するなら、スケジュール帳が最適です。
単体のToDoリストを作るなら、チェック用の「□」がついた市販のToDoリストが便利です。
シンプルに方眼紙や罫線つきの用紙を使うのもありですし、自分のパソコンでつくることも簡単にできます。
私がおすすめするTODOリストを紹介させていただきます。
このTODOリストはとてもおしゃれでシンプル、さらに1枚ずつ切り離しの機能もついているためおすすめです‼
☑項目もついているため、仕事の優先順位ごとに書くことでスムーズに仕事ができると思います。
こちらもシンプルなTODOリストですが、スリムで白衣などのポケットにスッと入るように作られています。
ぜひ、2つのTODOリストを使ってみて下さいね。
私が作ったTODOリストもシンプルな物ですが、使ってみて下さい‼
まとめ
- TODOリストとは、簡潔に言うとやる作業を書き出したリストのこと。
- TODOリストのメリットは『どの業務を優先的に実施するかを明確にできる』『実際に書くことで情報の整理ができる』『紙を確認するだけなので、思い出す時間が掛からない』『優先順位付けがされるので、取り掛かりをしやすい』『作業効率がUPする』『どの業務にどの程度の時間が掛かっているのかが分かる』『タスクの漏れを把握することができる』。
- TODOリストを活用して1つ上のレベルに到達する方法は『タスクの細分化』『優先順位を付ける』『第3者目線で考える』。
- TODOリストはパソコンで印刷して突然のタスクに対しては手書きで対応をしよう。
- 医療従事者は手書きでTODOリストの作成をしていこう。
少しでも医療・介護従事者の皆さんが定時で帰れるようにしていくために必要なツールだと思っています。
日ごろから自分のことを第3者目線で確認しながら、どの程度仕事ができるのか？を理解することからはじめましょう♪
皆さんが仕事を完璧にこなしながらも定時にて帰る生活が出来るお手伝いが出来ればうれしいです。
お互いに自己研鑽を怠らずにいたいですね。それでは、また会いましょう♪
医療・介護従事者が効率的に生きていけますように‼
バイバイ(@^^)/~~~
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