どーも、KOUです。
皆さんは、業務時間内に仕事を終わらせることができますか？
私は現在、中間管理職をしていますが、リハビリで現場に出ながら、リハビリ室全体の管理も一緒に行っています。
マネジメントとプロフェッショナルな仕事の両立を図るためには、“時間を大切に使うこと”がとても必要となります。
というか、仕事量が多すぎて時間を効率化させないと毎日残業2時間以上は確定かもしれません(笑)
私は、どんなに遅くても夕方の6時には職場から帰宅できる生活を現在は送っています。
それは、様々な時短や集中力を長続きさせるコツを取り入れていることも残業をほぼせずに帰ることができている理由の1つだと思います。
今回は、、、
『医療現場・介護現場で使える時間管理術はないかな？』
『定時に帰れる方法はないかな？』
という疑問に答えていきたいと思っています。
タイムボックスとは
『タイムボックス』という考え方は、作業に掛ける時間を決めて、その時間は同様のタスクを行う時間管理方法の1つです。
決められた時間になると、現在行っているタスクを終了させ次の作業に移ることがタイムボックスには必要な考え方です。
タイムボックスのやり方
- 実施するタスクをリストアップする。
- タスクにそれぞれ制限時間を設ける。
- 制限時間が来たら、途中でも次のタスクへ変更する。
という実にシンプルなシステムになっています。
特に仕事に対して有効な『時間管理術』だなという印象があります。
基本的に物事には『メリット』と『デメリット』が存在します。
メリットとデメリットを知り、、、
『メリットが多いな♪』
と感じたら、ぜひ使用してみて下さい‼
タイムボックスを使用するメリット
- 時間を区切ることで集中力が持続する。
- 苦手な課題を実施する難易度が減少する。
- 完璧を求めなくなる。
- 時間の無駄遣いが減る。
時間を区切ることで集中力が持続する
時間を区切ることで、この時間までに仕上げようと集中力がUPします。
集中力が持続することで、仕事効率は向上する結果は文献でも見られていますので、ダラダラと作業を実施しないようにするためにも必要なことだと思います。
苦手な課題を実施する難易度が減少する
皆さんも苦手な課題があると思います。
リハビリテーション職でいうとリハビリテーション総合実施計画書の作成やカンファレンス書類の作成など様々な書類業務があります。
この書類業務をリハビリ時間以外で行わないといけません。
もともと書類業務時間が少ないのに苦手な課題を行う場合は取り掛かるまでに時間が掛かってしまうことがあります。(-_-;)
その際は、短い時間を設定することで、、、
『とりあえず、やってみようかな』
と取り掛かりに必要な時間が少なくすることができ、苦手な課題を実施する難易度が減ります。
完璧を求めなくなる
100％完璧を求める人も多くいらっしゃると思いますが、自分は完璧だと思っても他の人が100％完璧だと思うとは限りません。
つまり、80％の完成度でも提出してフィードバックを早めにもらうことでより早く完璧な状態の書類を提出することができると私は考えています。
時間の無駄遣いが減る
タイムボックスの活用をすることで、、、
何をすればいいんだっけ？
と思うことは少なくなります。
すぐに書類業務などの業務に取り掛かることができるため、考える時間を短縮することができます。
書類業務の短縮は残業時間短縮に直結するため、時間の無駄遣いは減らしていきましょう♪
1日のタスクを計算に入れることができる
TODOリストが最も皆さんが使用されている頻度が多いと思います。
その際に、優先順位や時間を計算に入れずに1日のことを書き出すだけのリストとなっていませんか？
例として、、、
大体18～20単位を目安として8時間を業務時間とした場合、6時間～7時間程度は移動やリハビリテーション時間に費やす計算をするとします。
リハビリテーション時間は、全くと言っていいほど書類業務なんてできません(-_-;)
業務時間の残り、1時間程度にて書類業務を行わないといけません。
この1時間で何ができるか？を計算に入れることで1日の自分が行えるタスクの量を知ることができます。
このタスクの量を把握していない介護・医療従事者が多いと思います。
1日1時間しか書類業務を行うことができないのに、TODOリストには1時間以上実施するタスクが記載されていると残業が確定となってしまいます。
そのため、いつの間にか定時に帰れなくなり、残業となってしまいます(-_-;)
自分の書類業務時間の短縮を図る場合は、“現在どの書類にどの程度の時間が掛かるか？”自分のことを分析してみて下さい‼
タイムボックスを使用するデメリット
中途半端で終わってしまうタスクがある
時間の調整を行う必要があるので、短い時間で実施すると中途半端に終わってしまうタスクが生じます。
現在の設定した時間でどの程度のタスクが行えるのか？
自分で再度検討をしてみて下さい。
もし、本日中に終わらせないといけないタスクの場合、最期にもう一度他のタスクをタイムボックスにて行いながら、最後に修正をしていきましょう。
そうすることで、集中力は長続きします。
はっきり言って、上記以外のデメリットを上げることが私には考え付きませんでした。
メリットの方が多い考え方・やり方だなと思っています。
ポモドーロテクニックとタイムボックスの違い
ポモドーロテクニックとは、簡単に言うと生産性を向上させるためのテクニックで『25分×5分』を継続して繰り返しながら勉強や仕事を実施していく時間管理術のことです。
25分間を仕事や資格取得のための勉強を行って、その後に5分間の休憩を挟みます。
このサイクルを1ポモドーロと言います。
最大で4ポモドーロ実施し、長い休憩を取るという手法です。
ポモドーロテクニックと併用することも可能ですし、タイムボックスの考え方としてそれぞれ行うことができそうな時間設定を行うこともできます。
私は、仕事に関してもポモドーロテクニックとタイムボックスの2つの考え方を併用し、最大で25分にて区切るようにしています。
5～10分程度の時間で終了するタスクも多くありますので、その場合は“25分以下”に設定しそれぞれのタスクを行っています。
ポモドーロテクニックに関しても、詳しく書いていますので、ぜひ一緒にご覧ください。
↓↓↓↓↓
このように、考え方ややり方により生産性の向上が可能となると考えています。
ぜひ、両方とも使いながら仕事の効率化を図ってみて下さい。
まとめ
- 『タイムボックス』という考え方は、作業に掛ける時間を決めて、その時間は同様のタスクを行う時間管理方法の1つ。
- タイムボックスのメリットは『時間を区切ることで集中力が持続する』『苦手な課題を実施する難易度が減少する』『完璧を求めなくなる』『時間の無駄遣いが減る』。
- タイムボックスのデメリット『中途半端で終わってしまうタスクがある』。
- 仕事では、ポモドーロテクニックとタイムボックスを併用して取り組もう。
介護・医療従事者に限らず、時間を自分でコントロールすることはとても大切なことです。
この時間をコントロールする方法の一つに“タイムボックス”があります。
タイムボックスを使用することで、自分が現在できるタスクの時間の把握ができたり、集中力が向上し、仕事の帰宅時間より早く帰れるようになると思います。
皆さんも明日から、“タイムボックス”を取り入れて、時間の効率化を図っていきましょう♪
自分が効率的に働けるように日ごろから自己分析をしていきましょうね‼
お互いに自己研鑽を怠らずにいたいですね。それでは、また会いましょう♪
医療従事者が効率的に生きていけますように‼
バイバイ(@^^)/~~~
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